Rośnie popyt na powierzchnie biurowe – jakie czynniki napędzają rynek i co to oznacza dla najemców?

Jeszcze niedawno wydawało się, że pandemia na zawsze zmieni biurowy krajobraz, a work-from-home stanie się dominującym modelem pracy. Tymczasem najnowsze dane pokazują zwrot akcji: wskaźniki pustostanów spadają, liczba nowych umów najmu rośnie, a deweloperzy ponownie wbijają łopaty w ziemię. Rynek powierzchni biurowych wyraźnie odżywa, choć w zupełnie nowej, hybrydowej odsłonie.

Co napędza tę falę? Od redefinicji kultury organizacyjnej, przez zielone certyfikaty i inteligentne systemy zarządzania budynkami, po ostrą konkurencję między tradycyjnymi biurowcami a elastycznymi przestrzeniami coworkingowymi – czynników jest wiele. W dynamicznie odbijającej gospodarce najemcy muszą dziś umiejętnie lawirować między rosnącymi oczekiwaniami pracowników a twardą kalkulacją kosztów.

Niniejszy artykuł przygląda się najważniejszym motorom popytu na biura, analizuje wpływ technologii i ESG na decyzje najemców oraz podpowiada, jak skutecznie przygotować się do negocjacji umowy. Sprawdzamy, co dzieje się z cenami, jakie zapisy kontraktowe zyskują na znaczeniu i jakie lekcje płyną dla firm planujących relokację lub ekspansję w najbliższych latach.

Kontekst rynkowy: dlaczego biura znów są w cenie

Po kilkunastu miesiącach niepewności pandemicznej rynek nieruchomości biurowych w Polsce ponownie przyspiesza. Wskaźnik pustostanów, który w 2022 r. w Warszawie zbliżał się do 13 proc., w pierwszym kwartale 2024 spadł poniżej 11 proc., a w miastach regionalnych obniżył się średnio o 1–1,5 pp. w ujęciu rocznym. Jednocześnie wolumen nowych umów najmu wzrósł o ponad 20 proc. r/r, co oznacza powrót do poziomów sprzed pandemii. Aktywność deweloperów także rośnie: w budowie pozostaje ok. 700 tys. m², z czego połowa w stolicy, a połowa w Krakowie, Wrocławiu i Trójmieście.

Wpływ odbicia gospodarczego i hybrydowego modelu pracy

Za wzrostem popytu stoi przede wszystkim solidne odbicie gospodarcze. Tempo wzrostu PKB przekłada się na nowe procesy rekrutacyjne, a co za tym idzie—zapotrzebowanie na dodatkowe biurka. Jednocześnie firmy, które wprowadziły hybrydowy model pracy, przeszacowują metraże: redukują powierzchnie desk-by-desk, lecz zwiększają strefy do współpracy, spotkań i innowacji. Efekt netto to popyt na nową jakość, niekoniecznie mniejszą ilość metrów.

Trendy globalne kontra specyfika polskiego rynku

Globalnie obserwujemy rebalans pomiędzy wielkimi hubami a lokalnymi biurami satelitarnymi. W Polsce dochodzi do tego kilka czynników specyficznych: ekspansja sektora BSS/IT, relokacje projektów z Europy Zachodniej oraz presja na koszty w okresie wysokiej inflacji. Warszawa pozostaje ośrodkiem decyzyjnym, ale rynki regionalne zyskują przewagę dzięki większej podaży nowoczesnych, certyfikowanych ekologicznie budynków i niższym czynszom efektywnym.

• Międzynarodowe korporacje intensywnie implementują polityki ESG, co preferuje nowe projekty z zielonymi certyfikatami.
• Rosnąca popularność powierzchni flex i coworkingowych pozwala firmom szybciej skalować zespoły, co zwiększa dynamikę transakcji krótkoterminowych.
• Polskie centra usług wspólnych korzystają z osłabionego złotego, co poprawia konkurencyjność kosztową względem innych lokalizacji CEE.

W rezultacie wszystkie główne aglomeracje notują rekordową liczbę zapytań ofertowych, a inwestorzy intensyfikują prace nad nowymi projektami, aby wykorzystać okno podwyższonego popytu. O ile więc pandemia poddała w wątpliwość przyszłość tradycyjnych biur, o tyle obecnie to one znów stają się kluczowym narzędziem budowania kultury organizacyjnej i przewagi konkurencyjnej firm.

Transformacja modeli pracy i kultura organizacyjna napędzają popyt na biura

Powrót do biur a elastyczność pracy zdalnej

Po pandemicznym eksperymencie z pełnym home office firmy wypracowały hybrydowe schematy, w których biuro pozostaje centrum spotkań, integracji i zarządzania wiedzą. Menedżerowie zauważyli, że część procesów – zwłaszcza kreatywnych i mentoringowych – traci impet online. Dlatego korporacje deklarują dziś potrzebę zapewnienia pracownikom atrakcyjnej przestrzeni na maksymalnie trzy–cztery dni w tygodniu. Obniża to zapotrzebowanie na liczbę biurek, ale podnosi oczekiwania wobec jakości lokalizacji, dostępności stref wspólnych i technologii umożliwiających bezproblemowe przełączanie się między trybami pracy.

Znaczenie przestrzeni wspierającej współpracę i innowacje

Rośnie rola stref projektowych, przestrzeni do pracy zespołowej i miejsc sprzyjających nieformalnym interakcjom. Biuro ma stać się platformą budowania kultury organizacyjnej, a nie tylko „fabryką stanowisk”. Dlatego w nowych umowach obserwujemy zwiększenie udziału powierzchni typu lounge, focus room czy lab innovation kosztem tradycyjnych open space’ów. Trend ten napędza popyt na budynki oferujące modułową aranżację oraz wysoki standard wykończenia, gotowy wspierać częste przebudowy bez dużych nakładów CAPEX.

Jak firmy przeliczają „koszt metra” na „wartość spotkania”

Do oceny efektywności biura wchodzi dziś metryka „return on collaboration”. CFO chcą wiedzieć, czy spotkanie w sali konferencyjnej przekłada się na szybsze wdrożenie produktu lub mniejszą rotację kadr. Wskaźniki te rosną, gdy przestrzeń ułatwia serendypity, rapid prototyping i bieżący feedback. W praktyce oznacza to gotowość do zapłacenia wyższego czynszu za metry spełniające kryteria: lokalizacja z dobrym dojazdem, adaptowalny układ piętra, wysokiej klasy akustyka oraz bogata infrastruktura wellbeing (siłownia, taras, restauracje). Tym samym rośnie presja na deweloperów, by dostarczać nie tylko metry, lecz kompleksowe środowisko pracy.

• Elastyczność operacyjna – możliwość skalowania powierzchni w górę lub w dół w cyklu 6–12 miesięcy.
• Technologia – niezawodny Wi-Fi 6E, sale z pełnym AV oraz aplikacje do rezerwacji biurek.
• Employer branding – designerskie lobby i certyfikaty WELL, które wspierają rekrutację talentów.

Efekt? Nawet jeśli całkowite wolumeny najmu rosną umiarkowanie, zapotrzebowanie na nowoczesne, wysokojakościowe metry przyspiesza, a starsze budynki bez możliwości adaptacji pozostają w ogonie. Transformacja modeli pracy staje się więc jednym z najmocniejszych motorów całej koniunktury na rynku biurowym.

Technologie i zrównoważone budownictwo: drugi motor napędowy rynku biurowego

Zielone certyfikaty jako nowy „must have”

Jeszcze kilka lat temu zaledwie garstka inwestorów pytała o BREEAM czy LEED, dziś brak certyfikatu środowiskowego potrafi przekreślić rentowność projektu. Korporacje raportujące ESG włączają parametry budynku – zużycie energii, emisję CO₂, dostęp do transportu publicznego – do swoich macierz ryzyka. Deweloperzy odpowiadają: ponad 80 % nowej podaży w największych miastach powstaje już w standardzie „green”. Efekt? Wysokoefektywne obiekty wynajmują się szybciej, a stawki osiągają 5–10 % premii w porównaniu z zasobem starszej generacji.

Prop-tech i zarządzanie danymi w czasie rzeczywistym

Nowoczesne biurowce stają się hubami IoT. Sensory liczą ludzi, mierzą temperaturę i wilgotność, automatycznie regulują oświetlenie i klimatyzację. Systemy BMS (Building Management System) integrują sygnały z wind, kart dostępu czy aplikacji rezerwacyjnej biurek. Rezultat to nie tylko niższe rachunki za media; firmy zyskują twarde dane o wykorzystaniu przestrzeni, co ułatwia wdrożenie modelu hybrid workplace. W praktyce oznacza to, że przy tej samej powierzchni mogą pomieścić większy zespół albo – odwrotnie – zmniejszyć metraż przy zachowaniu komfortu pracy.

Energooszczędność a rachunek ekonomiczny najemcy

W dobie rekordowych cen energii ponad połowa kosztu eksploatacji biura to media. Budynek z fasadą o wysokiej izolacyjności, rekuperacją i oświetleniem LED pozwala obniżyć zużycie nawet o 30–40 %. Gdy w umowie stosuje się model open book, oszczędność trafia bezpośrednio do najemcy, skracając faktyczny okres zwrotu z wyższego czynszu bazowego. Co więcej, banki coraz częściej uzależniają finansowanie od parametrów energetycznych, co ogranicza podaż „nieefektywnych” metrów i dodatkowo wzmacnia presję na modernizację starszych budynków.

Dlaczego ESG to już nie tylko PR

• Regulacje – dyrektywa CSRD poszerza grono firm zobligowanych do raportowania śladu węglowego, co wymusza konkretną politykę najmu.
• Koszt kapitału – zielone budynki uzyskują lepsze warunki finansowania, przekładając się na niższe ryzyko i stabilniejsze czynsze.
• Employer branding – młodsze pokolenia oczekują odpowiedzialności środowiskowej; siedziba z certyfikatem to namacalny dowód.

Suma tych czynników sprawia, że technologie oraz zrównoważone budownictwo przestają być dodatkiem, a stają się kluczowym kryterium wyboru biura. Najemcy, którzy w kalkulacji uwzględnią pełny cykl życia budynku i długoterminowe koszty operacyjne, zyskują przewagę — zarówno finansową, jak i wizerunkową.

Co dzieje się z cenami i umowami?

Rynek biurowy przechodzi fazę, w której widoczne są dwa równoległe zjawiska: z jednej strony umiarkowany wzrost czynszów bazowych, a z drugiej – coraz agresywniejsze pakiety zachęt finansowych. Efekt? Deweloperzy komunikują wyższe stawki wyjściowe, ale po uwzględnieniu rabatów, fit-outu czy wakacji czynszowych, realny koszt metrów kwadratowych bywa zbliżony do poziomów z 2021–2022 r. Dla najemców kluczowe staje się rozróżnienie między reklamowaną stawką „headline” a czynszem efektywnym.

Dynamika stawek: czym różni się Warszawa od miast regionalnych

W stolicy, gdzie stopa pustostanów spadła poniżej 11 %, presja na podwyżki dotyczy głównie najbardziej pożądanych projektów o certyfikacji BREEAM lub LEED. W Krakowie, Wrocławiu czy Trójmieście nadal obserwujemy konkurencję w segmencie budynków sprzed 2015 r., które muszą konkurować z nowszym, zielonym portfelem. Tam wachlarz zachęt jest szerszy, a negocjacyjny spread (różnica między czynszem bazowym a efektywnym) potrafi przekroczyć 15–20 %.

Umowy coraz bardziej „szyte na miarę”

Pandemiczny eksperyment z hybrydą zmienił strukturę kontraktów. Wynajmujący nadal preferują 5-, 7-letnie zobowiązania, ale najemcy naciskają na klauzule elastyczności: prawo do skrócenia terminu, podnajmu lub redukcji powierzchni. W odpowiedzi pojawił się model „blend & extend”, łączący wydłużenie obecnej umowy z renegocjacją stawki i wprowadzeniem modułowych przestrzeni, które można odsprzedać partnerom w ramach ekosystemu budynku.

Indeksacja i koszty eksploatacyjne pod lupą

Rosnące ceny energii przełożyły się na wzrost opłat service charge średnio o 18 % r/r. Tymczasem indeksacja czynszu do inflacji HICP lub CPI stała się standardem. Coraz częstsze jest jednak capowanie, czyli limit rocznego wzrostu, zwykle na poziomie 4–5 %. Warto negocjować też mechanizm „base year”, w którym kosztem referencyjnym dla rozliczeń mediów jest pierwszy rok najmu.

Trzeci gracz: elastyczne biura i coworking

Operatorzy flex office i coworkingu przestali być jedynie konkurencją – stali się „buforem” dla firm z niepewnymi planami zatrudnienia. Najemcy często łączą tradycyjne 60–70 % m² z elastyczną przestrzenią na czas projektów. Deweloperzy odpowiadają, rezerwując 10–15 % GLA w nowych budynkach pod powierzchnie plug-and-play, a umowy menedżerskie z operatorami skracają czas komercjalizacji i obniżają ryzyko pustostanów.

• Krótki termin vs. wyższa stawka: powierzchnie flex potrafią kosztować dwukrotność czynszu efektywnego, ale brak CAPEX-u i szybki ramp-up równoważą bilansem.
• Hub-and-spoke: firmy utrzymują reprezentacyjne HQ w centrum, a pracownikom oferują dostęp do regionalnych coworków, redukując łączne nakłady na powierzchnię.

Dla najemców oznacza to konieczność bardziej złożonych kalkulacji TCO, które obejmują nie tylko czynsz i fit-out, lecz także koszty energii, indeksacji i potencjalne korzyści z krótszych umów w segmencie flex. Opłaca się porównać trzy scenariusze: tradycyjny wynajem + klauzule elastyczności, pełny model hybrydowy 50/50 oraz krótki kontrakt w budynku flex z opcją ekspansji. Różnice w wydatkach pięciolatki mogą sięgnąć nawet 20 %.

Jak przygotować się do negocjacji – praktyczny poradnik dla najemców

Rozpocznij od diagnozy: audyt potrzeb powierzchniowych

Najemcy, którzy wchodzą do negocjacji bez rzetelnej analizy, często przepłacają za metry, z których później nie korzystają. Dlatego punkt wyjścia stanowi audyt potrzeb powierzchniowych. Obejmuje on ocenę aktualnego wykorzystania biura, wskaźniki obłożenia stanowisk oraz prognozy zmian zatrudnienia w ujęciu 12–36 miesięcy. Warto zmapować, które działy muszą współpracować w jednym miejscu, a którym wystarczy model hybrydowy. Dopiero taki obraz pozwala określić minimalny i optymalny metraż, liczbę sal spotkań czy przestrzeni socjalnych.

Policz pełny koszt: analiza TCO

W negocjacjach nie liczy się tylko czynsz bazowy. Kluczowy jest Total Cost of Occupancy, czyli łączny koszt zajmowania biura. Obejmuje on opłaty eksploatacyjne, media, serwis budynku, koszty wykończenia, amortyzację mebli i technologii, a także straty wynikające z przestojów przy przeprowadzce. Porównując oferty, zestaw każdą z nich w ujęciu TCO na okres pełnego cyklu najmu (najczęściej 5–7 lat). Pozwoli to oszacować, czy droższy czynsz nie zrekompensuje się niższymi rachunkami za energię lub wyższą produktywnością pracowników w lepszych warunkach.

Ustal strategię negocjacyjną: zestaw kluczowych argumentów

• Fit-out na koszt właściciela – w warunkach konkurencji o najemcę wielu właścicieli jest gotowych partycypować w kosztach aranżacji. Warto przedstawić kosztorys i poprosić o wycenę w formie capex contribution.
• Wakacje czynszowe – okres 3–9 miesięcy bez opłat pomaga zrównoważyć wydatki na przeprowadzkę i pierwsze inwestycje. Im dłuższy kontrakt i większa powierzchnia, tym większy potencjał do uzyskania ulgi.
• Elastyczne klauzule ekspansji i redukcji – niepewność gospodarcza powoduje, że firmy cenią opcję powiększenia lub zmniejszenia biura. Zapewnienie „prawa do skrótu” lub prawa pierwszeństwa do sąsiednich modułów może być równie wartościowe, co obniżka czynszu.
• Indeksacja – waloryzacja czynszu według wskaźników inflacyjnych to dziś norma. Negocjuj limity roczne lub sufit procentowy, a w przypadku wyższej inflacji – prawo do ponownego otwarcia rozmów.
• Technologia i ESG – jeśli planujesz inwestycje w inteligentne systemy zarządzania lub rozwiązania proekologiczne, włącz je do pakietu negocjacyjnego. Właściciel z certyfikatem BREEAM lub LEED często jest skłonny współfinansować upgrade, bo podnosi to wartość budynku.

Przygotuj harmonogram i zespół

Negocjacje to proces trwający średnio 6–9 miesięcy przy większych transakcjach. Ustal kamienie milowe: zapytania ofertowe (RFP), wizyty techniczne, shortlistę, best and final offers, podpisanie Letter of Intent oraz finalnej umowy. W zespole powinni znaleźć się przedstawiciele HR, finansów, IT, działu prawnego oraz doradca ds. nieruchomości, który zna lokalny rynek i stawki transakcyjne.

Zabezpiecz opcje na przyszłość

Umowa najmu powinna być tarczą chroniącą przed zawirowaniami biznesu. Zawrzyj prawo do podnajemów i re-konfiguracji przestrzeni, a także jasno określ warunki rozwiązania umowy lub cesji w razie fuzji przedsiębiorstwa. Zabezpiecz też dostęp do data-driven dashboardów budynku, by monitorować zużycie energii i koszty w czasie rzeczywistym.

Podsumowanie

Skuteczne negocjacje zaczynają się dużo wcześniej, niż pojawisz się w sali konferencyjnej dewelopera. Audyt potrzeb, kalkulacja TCO i dobrze przygotowany pakiet argumentów pozwalają przekształcić rozmowę o cenie metra kwadratowego w dyskusję o wartości biznesowej. W rezultacie zyskujesz elastyczność, oszczędności i przewagę konkurencyjną – dokładnie to, czego potrzebuje firma w czasach zmiennego popytu na powierzchnie biurowe.

Podsumowanie i wnioski

Rynek biurowy w Polsce wchodzi w nową fazę równowagi, w której spotykają się dwa pozornie sprzeczne zjawiska: ograniczanie metrażu przez część firm i równoczesny wzrost popytu na powierzchnie lepiej dostosowane do hybrydowego modelu pracy. Napędza to rosnąca gospodarka, migracja talentów do dużych miast oraz presja korporacyjnych polityk ESG. W efekcie obserwujemy spadek wskaźników pustostanów w najlepszych budynkach, większą aktywność deweloperów w segmencie prime i ostrożniejsze podejście do projektów spekulacyjnych.

Dla najemców oznacza to konieczność szybszego podejmowania decyzji i dokładnego planowania harmonogramu relokacji. Kto rozpocznie proces zbyt późno, może zostać zmuszony do kompromisów – wyższych czynszów efektywnych, mniejszej powierzchni lub budynku o niższym standardzie energetycznym. Jednocześnie utrzymuje się silna konkurencja pomiędzy biurami tradycyjnymi a operatorami flex, co daje przestrzeń do negocjacji pakietów zachęt, zwłaszcza w starszych obiektach wymagających modernizacji.

Rekomendacje na najbliższe lata

• Myśl strategicznie – zacznij przegląd rynku co najmniej 18–24 miesiące przed końcem obecnej umowy, aby wykorzystać pełne spektrum dostępnych opcji.
• Liczy się TCO – uwzględnij koszty fit-outu, energii i opłat serwisowych, a nie tylko stawkę czynszu, bo to one coraz częściej decydują o opłacalności kontraktu.
• Testuj elastyczność – rozważ model hub-and-spoke lub udział powierzchni elastycznej, by lepiej skalować biuro wraz ze zmianą zatrudnienia.
• Stawiaj na zielone – budynek z certyfikatem BREEAM lub LEED to nie tylko niższe rachunki, ale też konkretna wartość w komunikacji z klientami i inwestorami.
• Zabezpiecz przyszłość – negocjuj klauzule ekspansji oraz prawo do podnajmu, aby zyskać bufor strategiczny w razie zmian koniunktury.

Choć prognozy gospodarcze pozostają zmienne, kierunek jest jasny: biuro wciąż odgrywa kluczową rolę w budowaniu kultury organizacyjnej, a technologia i zrównoważony rozwój będą definiować jego wartość. Firmy, które odpowiednio wcześnie zmapują potrzeby, zaangażują doświadczonych doradców i uwzględnią pełne koszty użytkowania, zyskają przewagę negocjacyjną oraz przestrzeń, która realnie wspiera innowacje. W perspektywie 2–3 lat to właśnie one zdecydują, czy rynek biurowy będzie nadal „rynkiem najemcy”, czy znów przechyli się na stronę wynajmujących.